INFORMATIVA PER TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
resa ai sensi e per gli effetti del Nuovo Regolamento Europeo (GDPR)
TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI
Gentile CLIENTE la scrivente, in qualità di titolare del trattamento, con riferimento all’instaurazione e/o esecuzione di rapporti contrattuali, la informa che i dati, qualificati dalla normativa applicabile come personali, da lei direttamente forniti, anche verbalmente, o raccolti presso terzi (quali ed es. ragione o denominazione sociale, indirizzo sede, partita IVA, codice fiscale, numero di telefono e fax, coordinate di posta elettronica, nome e cognome, numero di cellulare, questi ultimi riferiti anche a personale referenti della sua organizzazione coinvolti nel rapporto commerciale ma anche categorie particolari di dati quali presenza di allergie e intolleranze alimentari), potranno formare oggetto di trattamento nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e dei principi di correttezza, liceità trasparenza e riservatezza.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA E CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
2 a) Il trattamento dei dati sarà effettuato per le seguenti finalità:
- Adempimenti precontrattuali, a titolo esemplificativo per la formulazione di offerte e preventivi, e contrattuali inerenti ai nostri servizi;
- Gestione amministrativa per fini di pubblica sicurezza;
- Gestione delle informazioni sulle allergie e intolleranze alimentari degli ospiti
- Gestione amministrativa, finanziaria, organizzativa e commerciale del rapporto giuridico in essere e correlati adempimenti di leggi civilistiche, fiscali, contabili, regolamenti e normative comunitarie;
- Archiviazione finalizzata alla tenuta dei documenti contabili;
- Tutela dei diritti contrattuali della scrivente, anche in sede di contenzioso;
- Adempimenti derivanti da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e dagli organi di vigilanza.
Per le finalità suindicate, il trattamento è necessario per adempiere ad obblighi di legge e all’esecuzione del contratto in essere o di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta e finalizzate, ad esempio, alla formulazione di preventivi e offerte.
Per salvaguardare la salute degli ospiti, il Titolare del trattamento richiede la comunicazione di categorie particolari di dati, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo possibili allergie, intolleranze alimentari, ecc., la cui base giuridica del trattamento consiste nell’interesse vitale degli ospiti.
Pertanto, il trattamento dei Suoi dati, per le finalità descritte nel punto 2 a), non richiede il Suo consenso espresso e l’eventuale rifiuto a fornire i dati determinerà l’impossibilità della Scrivente di dar seguito al rapporto giuridico.
2 b) Inoltre, la Scrivente tratterà i Suoi dati per le ulteriori finalità di seguito riportate, solo a fronte del Suo consenso:
- attività di comunicazione promozionale, pubblicitaria e commerciale, attraverso contatto telefonico o posta elettronica, con modalità automatica, di materiale pubblicitario e offerte inerenti ai nostri servizi, precedentemente acquistati;
- Indagini di mercato, statistiche, analisi della qualità percepita dei nostri servizi (customer satisfaction) per il miglioramento degli stessi e massimizzare la soddisfazione della clientela;
- Invio di newsletter, attraverso la posta elettronica, sulle novità dei nostri servizi e/o iniziative organizzate dalla scrivente;
- Per gestire e agevolare le procedure di registrazione degli ospiti nei soggiorni futuri;
Per le finalità in commento, il conferimento dei dati è facoltativo e pertanto, in caso di un Suo rifiuto, non sussistono conseguenze se non l’impossibilità di porre in atto iniziative volte a migliorare il nostro servizio nei Suoi confronti, l’impossibilità di mantenere aggiornata la Sua informazione sugli sviluppi delle nostre offerte nonché l’impossibilità di velocizzare la Sua accoglienza nei futuri soggiorni presso la nostra struttura.
2 c) Infine, la Scrivente tratterà i Suoi dati per le ulteriori finalità di seguito riportate, solo a fronte del Suo consenso:
- Per autorizzarci alla comunicazione della presenza dell'ospite ai soggetti terzi che ne facciano richiesta;
- Per gestire le informazioni sulle preferenze degli ospiti in fase di prenotazione (ad es. interessi, motivi del soggiorno, esigenze alimentari ecc…)
Per le finalità in commento, il conferimento dei dati è facoltativo e pertanto, in caso di un Suo rifiuto, non sussistono conseguenze se non l’impossibilità di comunicare la Sua presenza in struttura a chi ne faccia richiesta dall’esterno (ad es. tramite telefono) nonché l’impossibilità di gestire richieste personalizzate (ad es. menu o soggiorni personalizzati).
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E DURATA
3. Il trattamento dei Suoi dati sarà effettuato tramite documenti e archivi cartacei e attraverso strumenti elettronici e/o telematici nel rispetto delle disposizioni di legge atte a garantirne la riservatezza e la sicurezza, nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati stessi rispetto a tutte le finalità suindicate ed al fine di evitare accessi e conseguenti trattamenti da parte di soggetti non previamente autorizzati.
I Suoi dati personali saranno conservati dalla Scrivente per tutto il tempo in cui è instaurato il rapporto giuridico e in ogni caso, i Suoi dati saranno conservati per adempiere ad obblighi normativi o di legge (quali conservazione dei documenti contabili, archivio dei documenti contrattuali per eventuale contenzioso o responsabilità contrattuale) per un periodo di dieci anni, decorso il quale i dati verranno cancellati o resi anonimi salvo per questioni di pubblica sicurezza la cui conservazione è ridotta a cinque anni. Per quanto attiene alle finalità indicate al paragrafo 2 b) fino a quando Lei non ci comunicherà che non sarà più interessato alle nostre comunicazioni commerciali e/o promozionali e/o pubblicitarie mentre, per quanto attiene alle finalità indicate al paragrafo 2 c) fino al termine del soggiorno e in ogni caso finché Lei non revocherà l’autorizzazione a comunicare la Sua presenza a soggetti terzi o non vorrà più fornirci informazioni sulle sue preferenze o interessi.
DIFFUSIONE, TRASFERIMENTO E COMUNICAZIONE DEI DATI
4. Ferme restando le comunicazioni effettuate in esecuzione di obblighi previsti da leggi, regolamenti o normativa comunitaria, i Suoi dati saranno trattati dai dipendenti e collaboratori della scrivente in relazione alle specifiche mansioni lavorative, e potranno essere comunicati in Italia: i) a banche e altri soggetti operanti nel settore bancario; ii) alle Autorità o Pubbliche Istituzioni; iii) alle società di consulenza informatica e aziendale; iv) alle società di recupero crediti e del settore assicurativo; v) ai professionisti e/o alle società che forniscono servizi o consulenze (ad esempio in campo contabile, fiscale, legale, logistico o trasporto, padroncini, ecc.), vi) a soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per l’esecuzione del rapporto giuridico in essere. In ogni caso, saranno comunicati solamente i dati personali necessari a raggiungere lo scopo per cui vengono raccolti, e ciò avviene nel pieno rispetto della necessaria sicurezza e riservatezza dei dati stessi. Tali categorie di soggetti trattano i dati per le finalità sopra definite in qualità di titolari autonomi.
Per l’invio delle comunicazioni commerciali e/o promozionali e/o pubblicitarie, tramite modalità automatizzate, verranno utilizzati supporti forniti da soggetti terzi.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
5. Relativamente ai dati medesimi, e in ogni momento, può esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679, mediante semplice richiesta scritta indirizzata al Titolare del trattamento anche a mezzo email, posta ordinaria, Pec o tramite soggetto delegato, secondo le modalità previste dall’art. 12 del Regolamento (UE) 2016/679 e alle limitazioni previste dal Titolo I – Capo III del D.lgs. 196/2003 e s.m.i., per cui: (i) ottenere l'accesso ai dati personali per conoscere origine dei dati, finalità del trattamento, logica applicata al trattamento con uso di strumenti elettronici, categorie di dati, destinatari (o categorie di destinatari) ai quali gli stessi saranno comunicati, periodo di conservazione e la loro comunicazione in una forma intellegibile; (ii) ottenere la rettifica, l’integrazione, la cancellazione dei dati o la limitazione del trattamento; (iii) opporsi al trattamento dei Suoi dati personali; (iv) ottenere la portabilità dei dati, ove pertinente; (v) revocare il consenso in qualsiasi momento; (vi) proporre reclamo, ai sensi dell’art. 77 del Regolamento (UE) 2016/679, qualora ritenga che il trattamento che la riguarda violi la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, al Garante italiano per la protezione dei dati personali ovvero all’autorità di controllo dello Stato membro UE in cui risiede abitualmente o lavora, ovvero del luogo ove si è verificata la presunta violazione. Inoltre, l’elenco dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati sono comunicati o che ne vengono a conoscenza in qualità di Responsabili e/o soggetti autorizzati è a Sua disposizione presso il Titolare del Trattamento. Infine, il Titolare del trattamento la informa che la comunicazione dei dati, a seguito di una Sua richiesta o esercizio dei diritti, potrebbe avvenire previo un rimborso spese.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
6. Titolare del trattamento dei dati è la scrivente Società, con sede legale e dati di contatto riportati nell’intestazione pagina della presente informativa.
Il Titolare del trattamento manterrà la presente informativa costantemente aggiornata. La revisione presente nell’intestazione pagina indica la data in cui l'informativa è stata adeguata. Sarà cura del titolare, inoltre, rendere pubblica l’informativa aggiornata attraverso il sito www.relaisvillamargherita.it o rendendola disponibile su specifica richiesta.
Il titolare del trattamento: RELAIS VILLA MARGHERITA SRL Via Pelliciano, 35-37 Località Montilgallo, Longiano 47020 (FC) - Partita Iva: 04511490403
